Профсоюз государственного персонала Швейцарии 

Юридические препятствия при использовании частных устройств для работы

В мире труда возникает следующая тенденция: работодатели полагаются на то, что сотрудники будут использовать на работе свои собственные мобильные устройства. Использование в деловых целях частных устройств, таких как ноутбуки, планшеты и смартфоны (так называемое «Принеси свое собственное устройство» [BYOD]), вызывает юридические вопросы, в частности, относительно допустимости, затрат, ответственности, безопасности данных и прав доступа работодателя. Наиболее важные аспекты законодательства о труде и защите данных обсуждаются ниже.

Допустимость

Использование частных устройств, таких как ноутбуки, планшеты и смартфоны, в деловых целях часто уже является реальностью в повседневной жизни компании, даже без четких правил. Согласно статье 327, работодатель обычно должен предоставить рабочее оборудование. Однако от этого можно отказаться посредством договорного соглашения, и сотрудников могут обязать приобрести или использовать частное устройство. Однако сотрудники не имеют права использовать свои личные устройства и обязаны использовать рабочие устройства, предоставленные работодателем, в связи с правом работодателя давать инструкции в соответствии со статьей 321. Однако сотрудники все чаще используют свои ноутбуки, планшеты и мобильные телефоны в качестве рабочих устройств в своей повседневной работе, причем работодатель об этом не знает. Если работодатель знает о фактическом использовании частных устройств в рабочих целях и терпит это, это может привести к рискам затрат и ответственности для работодателя. Де-факто использование частных устройств в коммерческих целях может быть запрещено нормативными актами.

Покрытие расходов

Рабочее оборудование обычно должно быть предоставлено работодателем. Если работник предоставляет рабочее оборудование, он, как правило, должен получить за это компенсацию, если стороны не договорились об ином. Поэтому можно предусмотреть, что работник приобретает свое собственное устройство и полностью несет соответствующие расходы. Однако такая оплата затрат требует четкого регулирования.

Альтернативно, работник может приобрести собственное устройство, но должен получить за это адекватную компенсацию в соответствии с пунктом 2 статьи 327. Обязательным условием является согласие работодателя на использование работником собственных устройств. Такое согласие возможно по умолчанию. Если работодатель допускает, чтобы его сотрудник использовал частные устройства, он несет риск затрат. Работник может предъявить иск о компенсации в соответствии с пунктом 2 статьи 327.

Помимо вопроса о том, кто будет нести расходы на приобретение, необходимо также уточнить, кто будет нести периодические расходы. Согласно Кодексу обязательств, работнику должны быть возмещены все необходимые расходы. Сюда входят переменные затраты на подключение и передачу данных, связанные с коммерческим использованием, а также затраты на техническое обслуживание и ремонт. По соображениям практичности целесообразно четко регулировать расходы и возмещать расходы, требующие возмещения, с помощью фиксированной ставки. Однако эта фиксированная ставка должна покрывать все средние необходимые расходы.

Ответственность

Использование личных устройств в деловых целях может вызвать вопросы ответственности с обеих сторон трудового договора. Возникает вопрос, кто должен нести расходы на ремонт или замену в случае повреждения, утраты или кражи частного устройства. Если частное устройство повреждено или украдено во время использования в деловых целях, работодатель обычно несет расходы на ремонт или замену, принимая во внимание любую сопутствующую халатность со стороны сотрудника.

Напротив, работник несет ответственность за ущерб, который он причинил работодателю умышленно или по неосторожности. Если повреждение или утрата устройства произошла по вине работника, он должен оплатить соответствующие расходы. В зависимости от развития событий и вины работника он может нести ответственность только на пропорциональной основе. Вопрос об ответственности работника также возникает, если работник неосторожно обращается с конфиденциальными деловыми данными и тем самым нарушает обязательство конфиденциальности по трудовому договору, или если частное устройство повреждает сеть работодателя компьютерными вирусами. Предпосылкой ответственности работника является признание вины в нарушение при обязанности проявлять осторожность.

Безопасность данных

Согласно статье 7 Закона о защите данных работодатель должен обеспечить безопасность данных посредством соответствующих технических и организационных мер и защитить персональные данные от несанкционированной обработки. В этом контексте необходимо принять не только технические меры, но также необходимы организационные инструкции и правила поведения для разделения частных и деловых данных. Центральное хранилище данных в сочетании с удаленным доступом с частных устройств или так называемых контейнерных приложений являются подходящими техническими мерами для разделения частных и деловых данных. В правилах использования в качестве организационной меры должно быть предусмотрено, что частные устройства не могут быть доступны третьим лицам. Кроме того, должны быть регламентированы следующие аспекты: минимальные настройки безопасности, требования к паролям, запрет на использование небезопасных программ, процедура удаления данных при прекращении трудовых отношений.

Если деловые данные хранятся на частном устройстве, работодателю может потребоваться получить доступ к частному устройству для обслуживания или удаления данных. Однако доступ к частному устройству разрешен только с согласия сотрудника. Чтобы такое согласие имело юридическую силу, необходимо четко определить вариант доступа (цель, объем, время и уполномоченное лицо). Работодателю не разрешен доступ к личным данным работника, в противном случае личность работника будет нарушена.

Возможное содержание регулирования BYOD

В рамках соглашения BYOD должны быть урегулированы следующие пункты:

– список разрешенных устройств;

– право на отказ в любое время от использования личных устройств (BYOD) для работы;

– правило определения затрат на приобретение и затраты по обслуживанию;

– принципы безопасности использования и хранения данных;

– правила пользования и соглашение об ответственности сотрудников;

– права доступа работодателя к частным устройствам;

– порядок действий в случае утери и кражи устройств;

– правила при прекращении трудовых отношений (удаление данных).

Заключение

Использование частных устройств в деловых целях вызывает множество юридических вопросов. Каждый работодатель должен учитывать эти моменты. Если работодатель знает о фактическом использовании BYOD и терпит его, это может привести к финансовым последствиям и ответственности. Поэтому рекомендуется четко регламентировать наиболее важные моменты в нормативных актах или аналогичных положениях.

Перевод помощника Председателя Профсоюза по международной работе Е. Иванниковой